Comment réussir un projet d’externalisation en 5 points ?
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Quelles sont les étapes pour réussir un projet d’externalisation ?

Dans le contexte économique actuel, les entreprises entament un projet d’externalisation afin de diminuer les dépenses sans pour autant perdre en qualité. En effet, l’externalisation ou outsourcing est une stratégie qui permet de gagner en compétitivité tout en maîtrisant son budget. Au-delà de l’avantage financier, l’externalisation est également un processus qui permet de s’appuyer sur les compétences d’un professionnel. Raison pour laquelle cette solution connaît un grand succès auprès des entreprises.

Toutefois, un projet d’externalisation peut être une réussite ou au contraire un échec. Le résultat dépend de l’organisation et des choix de l’entreprise. En effet, une mauvaise décision ou un mauvais choix peut entraîner des conséquences assez lourdes à gérer. Il est nécessaire de connaître les étapes pour éviter les erreurs et donc l’échec.

C’est pourquoi, nous vous invitons à découvrir dans cet article 5 points à retenir pour réussir votre projet d’externalisation.

Le choix de la destination

En premier lieu, la réussite d’un projet d’externalisation repose sur le choix de la destination. Aujourd’hui, l’avènement de l’internet a permis aux entreprises de choisir des prestataires offshores. Ces professionnels se situent dans un pays géographiquement éloigné. Généralement, sur le marché de l’externalisation offshore, ce sont les pays émergents qui intéressent les donneurs d’ordre.

L’île Maurice et Madagascar sont les leaders en outsourcing dans l’Océan Indien. Toutefois, chaque pays a sa spécificité. Par ailleurs, les entreprises ont recours à une externalisation de services à Madagascar en raison des coûts. En effet, Madagascar est une destination très abordable. Or, la qualité de service proposée est similaire à celle proposée dans les autres destinations offshores.

Le choix du prestataire

Une fois le pays choisi, l’étape suivante consiste à choisir un prestataire. Dans un premier temps, il est nécessaire de faire des recherches sur internet. Cependant, cela ne suffit pas. En effet, il est possible de tomber sur un prestataire malintentionné. De ce fait, il faut vérifier sa fiabilité en parcourant toutes les informations sur son site internet. En cas de doute, il est préférable de le contacter directement.

C’est la façon la plus rapide d’échanger avec son interlocuteur. Par conséquent, cela permet d’avoir une idée sur ses compétences, son expérience ainsi que sa manière de mener à bien le projet d’externalisation. Enfin, il est également nécessaire d’entamer une phase de test afin de vérifier les compétences du prestataire. Cela permet également de savoir si la qualité de ses prestations correspond à vos attentes.

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La préparation du projet d’externalisation

Un projet d’externalisation nécessite une préparation en amont. En effet, avant de contacter un prestataire, il est préférable de connaître vos besoins et vos attentes. Pour cela, il faut se poser les bonnes questions. Tout d’abord, vous devez déterminer le type d’activité à externaliser. Ensuite, il faut définir les objectifs, les besoins et les résultats attendus en rédigeant un cahier des charges.

Enfin, la dernière étape est la plus importante. Il s’agit de préparer votre budget. En effet, bien que l’externalisation de services permette de diminuer vos dépenses, c’est un processus qui demande un investissement. Ce n’est pas un investissement en ressources humaines ou en location de bureau dédié. Il s’agit plutôt de préparer un budget afin de payer une prestation complète.

Le lancement du projet

Après avoir considéré tous les paramètres pour bien préparer le projet, l’étape qui suit concerne la mise en place d’un contrat d’outsourcing. Ce dernier est un contrat de collaboration entre le prestataire et son entreprise cliente. Toutes les modalités et les informations concernant le projet doivent être stipulées dans le contrat : les tâches, les indicateurs de performance, le tarif, la durée du contrat, le mode de paiement, le mode d’exécution, etc.

Après la signature du contrat, la production peut lancer. Par ailleurs, l’externalisation, que ce soit une externalisation administrative ou une autre, entraîne des changements au sein de l’entreprise. En effet, l’équipe interne est amenée à échanger avec l’équipe externe. De ce fait, il faut savoir gérer cette évolution avec le personnel pour éviter les incompréhensions ou les malentendus.

Le suivi du projet d’externalisation

A partir de l’instant où le projet a débuté, vous pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier. C’est le moment de profiter du gain de temps pour développer les activités à forte valeur ajoutée. En effet, c’est l’avantage principal de l’externalisation en entreprise. Cependant, pour éviter une totale perte de contrôle sur le service externalisé, il faut effectuer des suivis réguliers.

Pour cela, il est nécessaire par exemple de procéder à une réunion mensuelle. En d’autres termes, le donneur d’ordre et le prestataire doivent échanger régulièrement pour une mise au point sur l’avancée et le déroulement des activités. Là encore, le choix du pays est crucial. Il faut opter pour une destination où la connexion internet est fluide. Ainsi, le problème au niveau de la communication ne se pose pas.

En somme, un projet d’externalisation mérite beaucoup de réflexions et une bonne préparation. Il faut définir avec précision les possibilités ainsi que toutes les contraintes liées à l’externalisation. Pour réussir une externalisation offshore, la qualité du prestataire est le plus important. De ce fait, si vous êtes à la recherche d’une entreprise d’externalisation de confiance, vous pouvez contacter Activ Solutions Madagascar.

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