Que faut-il savoir sur le contrat de domiciliation ?
Le contrat de domiciliation encadre la relation entre une entreprise domiciliataire et son domicilié. Une domiciliation commerciale n’est officielle que lorsque les deux entreprises concluent ce contrat. Il s’agit d’attribuer une adresse de siège social à son entreprise par le biais d’une société de domiciliation. Parmi toutes les possibilités de domiciliation, seule la domiciliation commerciale fait l’objet d’une signature de contrat.
En effet, si vous choisissez de domicilier votre entreprise dans votre propre local, vous n’effectuez pas de contrat avec un organisme tiers. Dans le cas où vous opteriez pour un bureau de domiciliation, c’est une étape obligatoire à franchir. Sans cette étape, l’entreprise ne peut avoir une adresse professionnelle. De ce fait, elle ne peut exister, car elle n’a pas de numéro d’immatriculation.
Par conséquent, à quoi sert un contrat de domiciliation ? Quelles sont les obligations que doivent suivre chaque signataire du contrat? Que faut-il connaître pour éviter certaines erreurs ? Mise au point.
Contrat de domiciliation d’entreprise : définition
Lorsqu’une entreprise recourt à un service de domiciliation d’entreprise, elle doit conclure un accord écrit avec cette société. Il s’agit d’un contrat de domiciliation ou convention de domiciliation. De ce fait, c’est un accord signé entre une société de domiciliation et une entreprise domiciliée. On trouvera dans ce contrat les engagements des deux parties.
En acceptant les conditions et les modalités du contrat, chaque partie est dans l’obligation d’honorer ses engagements respectifs. Un contrat de domiciliation contient généralement les informations suivantes :
- Forme juridique de chaque entreprise
- Adresse du siège social de la société de domiciliation
- Numéro d’immatriculation du domiciliataire et du domicilié
- Durée du contrat
- Détails des services
- Tarifs des prestations
Les parties du contrat de domiciliation
La domiciliation de société inclut deux parties bien distinctes. Le domiciliataire est celui qui met à disposition une adresse pour le siège social ou l’établissement secondaire d’une entreprise. C’est souvent une société de domiciliation ou un centre d’affaires. Son rôle est de fournir des services comme la réception du courrier, la gestion des appels téléphoniques et parfois même la mise à disposition de bureaux équipés. Le domiciliataire permet ainsi au domicilié de bénéficier d’une adresse commerciale sans avoir à louer des locaux permanents, offrant ainsi une flexibilité précieuse pour les entreprises en démarrage ou en développement.
Le domicilié, quant à lui, est l’entreprise qui utilise cette adresse de domiciliation. Il peut s’agir d’une entreprise individuelle, d’une société ou même d’une association. Le domicilié profite des services et de la domiciliation administrative fournis par le domiciliataire pour établir son siège social ou son adresse commerciale. Ceci lui permet de bénéficier d’une meilleure visibilité et crédibilité auprès de ses clients et partenaires. Ensemble, le domiciliataire et le domicilié concluent un contrat de domiciliation qui définit les modalités de leur collaboration. Ce contrat est essentiel pour garantir les droits et les obligations de chacune des parties, assurant ainsi un cadre clair et sécurisé pour leur relation professionnelle.
Les obligations de chaque partie
Quelles sont les obligations de la société domiciliataire ?
En premier lieu, la société de domiciliation doit être le propriétaire des locaux et offrir un service conforme aux besoins de ses clients. Elle a de nombreuses obligations comme :
- Mettre à la disposition des entreprises domiciliées des locaux pour les réunions, etc.
- Tenir un document contenant les pièces justificatives du domicilié
- Fournir les services répondant aux exigences du contrat
- Transmettre les informations du domicilié aux autorités concernées (les organismes fiscal, juridique et social)
Quelles sont les obligations de l’entreprise domiciliée ?
De son côté, l’entreprise domiciliée doit utiliser les locaux de la société de domiciliation comme siège social. De plus, elle doit également :
- Prévenir la société de domiciliation sur les modifications concernant l’entreprise (forme juridique, changement d’adresse du représentant, objet social, etc.)
- Déclarer le contrat de domiciliation au registre du commerce
- Transmettre les pièces justificatives nécessaires au domiciliataire
- Respecter le paiement des prestations du domiciliataire
Contrat de domiciliation : comment l’obtenir ?
Tout d’abord, le contrat de domiciliation permet d’identifier la fiabilité d’une société. Par ailleurs, avant de prendre contact avec une entreprise domiciliataire, il faut connaître en avance certains points la concernant. Il s’agit d’effectuer des recherches pour connaître ses services, son tarif et l’adresse qu’elle propose. Aujourd’hui, plusieurs sociétés recourent à une domiciliation d’entreprise à l’étranger.
Pour cela, il est possible d’effectuer une domiciliation de société en ligne. C’est une manière simple, rapide et sécurisée. Toutefois, là encore, il faut bien choisir son partenaire. Pour une domiciliation à Madagascar, vous pouvez recourir aux services fournis par Activ Solutions. En plus d’une adresse prestigieuse, vous vous libérez également des tâches chronophages de votre entreprise comme : la réception de courriers, le standard téléphonique, etc.
Quelques précisions à connaître
Plutôt que d’acheter un local, vous pouvez louer un bureau professionnel auprès d’une société de domiciliation. De ce fait, vous optez pour une domiciliation collective. En effet, le domiciliataire peut attribuer une adresse de siège social à plusieurs entreprises clientes. Par la suite, il ne faut pas négliger certains points concernant les services de domiciliation. Tout d’abord, un contrat de domiciliation a une durée de trois mois minimum.
Toutefois, cette durée peut varier selon l’entreprise domiciliataire. C’est pourquoi, il faut vérifier ce point avec certitude. Puis, lors d’une création de société, il faut vérifier les prestations incluses et celles qui sont proposées en supplément dans le contrat. Pour maîtriser votre budget, choisissez une société qui propose des tarifs clairs et transparents. Enfin, le dernier conseil est de vérifier l’existence de l’adresse de domiciliation, donc la fiabilité de votre partenaire.
Pour résumer, une entreprise bénéficie de toutes les prestations et des avantages d’une domiciliation commerciale qu’après avoir signé un contrat spécifique. Ce n’est donc pas un service fourni par l’entreprise de domiciliation, mais un document légal. Ce contrat de domiciliation peut s’obtenir en ligne lorsque tous les critères sont remplis.
