Quelles sont les activités administratives à externaliser ?

Actuellement, on remarque que de nombreuses entreprises commencent à pratiquer l’externalisation administrative. Effectivement, à l’heure où le marché concurrentiel devient de plus en plus difficile, la perte de temps est intolérable dans une entreprise. Le temps perdu, c’est également de l’argent jeté par la fenêtre. De ce fait, il faut savoir déléguer certaines tâches pour se focaliser sur les activités principales. C’est le principe même de cette forme d’externalisation. En d’autres termes, il s’agit de confier la gestion des tâches administratives à un prestataire tiers. Ce dernier peut être un sous-traitant onshore, ou alors un sous-traitant offshore.

Il s’agit d’un processus est une véritable stratégie de développement. C’est pourquoi, aucune entreprise ne peut se passer d’un service externalisé. Quel que soit le type d’entreprise (petite, moyenne ou grande taille), l’externalisation reste une option privilégiée. Néanmoins, la première condition pour réussir la mise en place de ce projet est de choisir un partenaire de confiance. En effet, les tâches administratives sont les activités de base d’une entreprise.

Ces tâches administratives doivent alors être traitées minutieusement. Quelles sont alors ces tâches fastidieuses, mais si importantes ? Quel type de prestataire faut-il choisir ? Réponses.

Externalisation administrative : à quoi fait-on référence ?

L’externalisation administrative est une stratégie commerciale dans laquelle une entreprise confie la responsabilité de certaines de ses fonctions administratives et de gestion à un prestataire de services tiers spécialisé. Cette approche vise à déléguer des activités telles que la comptabilité, la gestion de la paie, la gestion des ressources humaines, le support client, la gestion des achats, la gestion des documents et d’autres tâches liées à l’administration et à la gestion de l’entreprise.

Les entreprises choisissent l’externalisation administrative principalement pour optimiser leurs opérations. Cela peut entraîner des avantages significatifs, notamment une réduction des coûts opérationnels, une amélioration de l’efficacité, une concentration accrue sur le cœur de métier, et l’accès à une expertise spécialisée. En externalisant ces fonctions, une entreprise peut souvent réaliser des économies d’échelle, bénéficier de meilleures pratiques sectorielles et rester compétitive sur le marché.

Externalisation onshore vs externalisation offshore

Force est de constater que le service administratif est essentiel à une société. Toutefois, son aspect chronophage empêche les employés de se concentrer sur leur cœur de métier. A cet effet, l’outsourcing ou externalisation de services se positionne comme la solution la plus judicieuse. Encore faut-il choisir sa géolocalisation. En effet, comme il a été évoqué plus haut, il existe deux méthodes d’externalisation : onshore et offshore. Il est à préciser que le principe reste le même, c’est-à-dire trouver un prestataire externe. C’est la situation géographique qui les différencie.

D’un côté, lorsqu’une société et son sous-traitant sont basés dans le même pays de résidence, on parle d’externalisation onshore. Par contre, si le prestataire se trouve dans une autre destination au-delà des vos frontières, dans ce cas, il s’agit d’une externalisation offshore. Ce sont généralement les pays du tiers-monde qui forment ce qu’on appelle « destination offshore ». En effet, dans ces pays, le coût du service et de la main d’œuvre sont nettement plus abordables. Un avantage économique qui séduit de nombreuses sociétés européennes.

 Externaliser, oui, mais où ?

Il existe de nombreuses destinations offshores. Comme susmentionné, ce sont des pays se situant à l’autre bout du monde. L’Afrique et Madagascar sont par exemple des zones offshores reconnues dans le marché de l’externalisation francophone. Malgré la distance, les entreprises y viennent en masse pour délocaliser leurs activités. Par ailleurs, certains investisseurs n’hésitent plus à développer la création d’entreprise à Madagascar. En ce qui concerne l’externalisation, les donneurs d’ordre ne se font pas prier pour déléguer des fonctions non stratégiques au sein de leurs entreprises.

Les sociétés profitent d’un investissement moins coûteux et d’une réduction des charges pour recourir à une entreprise d’externalisation. Si on prend le cas de Madagascar, toutes les activités liées au secteur informatique sont les premiers services externalisés dans l’île. Petit à petit, l’externalisation de services administratifs à Madagascar a également pris de l’ampleur. Cela s’explique par la qualité du débit de connexion internet et des nouvelles installations techniques. En outre, des infrastructures qui rassurent les investisseurs étrangers.

Externalisation administrative : les activités concernées

Les tâches administratives sont très variées selon les activités d’une entreprise. De manière générale, ce sont les activités répétitives qui sont plus susceptibles d’être externalisées à savoir :

• Le secrétariat

L’externalisation administrative vous permet de confier votre pôle secrétariat à des professionnels. Ils se chargent de la gestion de votre planning, la réception de vos messages et vos courriers, la permanence téléphonique ou encore la rédaction de compte-rendu.

• La gestion du personnel

Vous n’avez pas forcément la compétence requise ni les logiciels nécessaires pour gérer efficacement votre personnel. Pour régler cette problématique, il suffit de faire appel à un prestataire externe spécialisé en gestion administrative qui s’occupe à votre place du service de paie et des ressources humaines.

• La comptabilité

Pour ne pas vous perdre dans les comptes, des personnes qualifiées peuvent traiter l’ensemble de vos activités de gestion et la tenue de votre comptabilité. Tout ce qu’il vous reste à faire, c’est effectuer un suivi de votre trésorerie.

En résumé,  la gestion administrative externalisée s’impose comme la meilleure alternative pour toutes les entreprises. Le secteur de l’outsourcing s’est développé dans les pays tels que Madagascar. La dernière étape à franchir est de choisir un prestataire à la hauteur de vos exigences. Pour cela, quels sont les critères à connaître avant d’entamer une collaboration ?