Externalisation de services administratifs : les questions à se poser
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Externalisation de services administratifs : les questionnements à savoir

Il y a beaucoup de choses à dire au sujet de l’externalisation de services administratifs. Tout d’abord, c’est un processus qui consiste à confier de manière partielle ou totale les tâches administratives à un prestataire externe. Par la suite, de plus en plus d’entreprises optent pour cette solution pour de nombreuses raisons. En effet, le domaine administratif peut s’effectuer à distance, il n’est donc plus utile d’embaucher des salariés en interne pour effectuer cette tâche.

De ce fait, pour des raisons financières, l’externalisation administrative s’impose comme la solution idéale. Toutefois, il faut savoir que peu importe le service externalisé, l’outsourcing ou l’externalisation n’est pas un choix à prendre à la légère. De plus, le service administratif est particulièrement indispensable. Il garantit le bon fonctionnement d’une entreprise. C’est pourquoi, il faut se poser les bonnes questions avant de se lancer dans les procédures.

Que faut-il donc savoir avant d’externaliser son service administratif ? Cet article vous donnera les éléments et les questions à prendre en compte pour faciliter votre externalisation.

Qu’est-ce qui vous motive à externaliser vos tâches administratives ?

Il est vrai qu’actuellement, l’externalisation en entreprise est une vraie habitude. Cependant, un chef d’entreprise ne se lance pas aveuglément dans ce processus. Si vous choisissez cette option, c’est que vous devez avoir de bonnes raisons. Premièrement, les activités administratives nécessitent un investissement en temps considérable. Dans ce cas, vous pouvez recourir à l’externalisation de services administratifs pour vous concentrer sur les activités plus stratégiques.

Par la suite, votre motivation peut être aussi d’ordre économique. Comme la plupart des sociétés, vous êtes dans l’obligation de diminuer vos charges. De ce fait, une embauche à long terme n’est pas envisageable. Par conséquent, vous pouvez vous libérer de ces charges en collaborant avec un sous-traitant. Enfin, si votre société souffre d’un manque de qualité de service, il est temps de penser à faire appel à des experts. Ces derniers mettront leurs compétences à votre service.

Quelles sont les activités que vous allez externaliser ?

Une chose est sûre, la gestion administrative n’est pas une activité qui booste votre chiffre d’affaires. Pourtant, elle est essentielle à votre société pour être en conformité avec la loi et avec vos objectifs stratégiques. Il faut savoir que ce domaine englobe de nombreuses tâches. En effet, le service administratif ne se limite pas seulement aux travaux bureautiques. Cela peut concerner d’autres domaines, en guise d’exemple :

  • Le support technique
  • Les ressources humaines
  • La gestion comptabilité
  • Le secrétariat

Par conséquent, vous avez le choix entre deux options. D’une part, l’externalisation complète où vous allez déléguer l’ensemble des activités liées à l’administratif. Cela signifie que la collaboration se fera à long terme. D’autre part, vous pouvez opter pour une externalisation partielle. Dans ce cas, vous confiez simplement une partie du service administratif. L’externalisation se fait donc de manière temporaire ou lorsque vous faites face à une hausse d’activité.

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Externalisation de services administratifs: quelle destination choisir ?

Si votre objectif est de réduire vos coûts, l’externalisation offshore est certainement l’alternative à adopter. Ici, il s’agit de trouver un prestataire offshore, c’est-à-dire une entreprise ou un freelance qui travaille dans un pays éloigné. Par conséquent, le choix du prestataire est capital. Pour une externalisation de services administratifs réussie, vous pouvez recourir à une agence spécialisée plutôt qu’un travailleur indépendant. La raison est qu’une entreprise exerce dans un cadre juridique, donc elle est beaucoup plus fiable à ce niveau.

De plus, elle dispose des moyens humains et techniques nécessaires à la réalisation des travaux. Mais avant de choisir le prestataire, il faut savoir dans quel pays externaliser ? Chaque pays est différent. Toutefois, certains offrent beaucoup plus d’avantages que d’autres. Que ce soit en termes de fiscalité, de main d’œuvre, sur le décalage horaire, la langue utilisée et surtout sur la qualité des prestations. Vous pouvez par exemple opter pour une externalisation de services administratifs à Madagascar. En outre, vous devez orienter votre choix selon vos objectifs et votre attente.

Quelles sont les conditions de l’externalisation de services administratifs?

L’externalisation administrative est un véritable levier de croissance. En effet, ce procédé vous apporte du soulagement et de la légèreté dans votre quotidien. Ce qui vous permet de gérer d’autres activités plus importantes qui rapportent des bénéfices à votre société. Lorsque vous avez choisi votre prestataire, vous devez voir ensemble les modalités de l’exécution des activités. Tout d’abord, un contrat d’outsourcing doit être mis en place pour sceller l’engagement des deux parties.

Ce contrat est un document qui explique toutes les obligations du donneur d’ordre et du prestataire. De plus, il doit mentionner les informations telles que le tarif et le paiement, les différentes clauses (clause de réversibilité, clause de confidentialité), la durée du contrat, les prestations et tous les points que vous avez convenu ensemble. Enfin, vous devez également être capable de fixer des objectifs et des indicateurs de suivi. Cela vous permettra de mesurer l’efficacité du service externalisé.

Quel est le coût du service externalisé ?

Comme nous l’avons toujours évoqué, l’externalisation de services permet de réduire les coûts. C’est une alternative pour éviter de payer des charges salariales et sociales liées à un recrutement en CDI. Mais l’investissement ne s’arrête pas là. Il faut également supporter d’autres dépenses comme la location de bureau, les matériels informatiques, etc. Dans tous les cas, faire appel à un prestataire vous libère de tous ces tracas financiers.

Toutefois, la prestation est tarifée. En d’autres termes, vous devez payer une somme pour pouvoir bénéficier des services du prestataire. En optant pour une délocalisation à Madagascar, vous bénéficiez d’un maximum de rendement à moindre coût. Le pays est réputé pour proposer des services à prix compétitif. Le tarif dépend donc de la destination, de l’expertise de l’entreprise d’externalisation, ainsi que des prestations prévues dans le contrat.

En résumé, vous devez apporter des éléments clairs et précis au sujet de l’externalisation de la gestion administrative. Cette phase théorique est primordiale, car la réussite passe avant tout par une bonne préparation.

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