Comment réussir un projet d’externalisation en 5 étapes ?
Dans un marché en perpétuelle évolution, il est nécessaire de réduire les dépenses sans perdre en qualité et en efficacité. C’est pourquoi, les entreprises entament un projet d’externalisation. Cette stratégie peut être exploitée par toutes les entreprises quel que soit leur secteur d’activité. En effet, elle permet de gagner en compétitivité et en souplesse pendant les périodes de débordement d’activité. Au-delà des avantages financiers, l’externalisation est également un moyen de s’appuyer sur les compétences d’un professionnel.
Cependant, ce projet peut être une réussite ou au contraire un échec. Le résultat dépend des choix de l’entreprise. En effet, une mauvaise décision peut avoir des conséquences lourdes à gérer. De ce fait, si votre société projette également de se tourner vers l’outsourcing, vous devez faire le bon choix. Il faut mettre en place une stratégie efficace.
C’est pourquoi, il faut prendre en compte certains points pour réussir votre projet d’externalisation. Voici 5 astuces qui vous seront certainement utiles.
Projet d’externalisation : l’étape de la préparation
Si vous souhaitez mettre en place un projet d’externalisation, vous devez effectuer une préparation en amont. Pour cela, vous devez déterminer vos besoins et vos attentes. Autrement dit, vous devez définir les raisons qui vous poussent à recourir à une stratégie d’externalisation de services. Souhaitez-vous optimiser vos coûts ? Avez-vous besoin d’une expertise plus avancée ? Voulez-vous améliorer votre production ? Bref, vous devez vous poser les bonnes questions. En tant que dirigeant d’entreprise, vous devez également déterminer le type d’activité à externaliser.
Généralement, les TPE, PME et grande société confient à un prestataire extérieur les activités qui ne sont pas rentables ainsi que les tâches chronophages. Ainsi, ils peuvent se focaliser sur leur cœur de métier. Par la suite, il faut définir les objectifs, les besoins et les résultats attendus. Pour ce faire, vous pouvez vous appuyer sur un cahier des charges. Toutes les informations sur votre projet vont figurer dans ce document. Enfin, la dernière étape est de préparer un budget. Toutefois, vous ne payez pas des charges locatives et salariales, mais une prestation complète.
Le choix du type d’externalisation
Après avoir défini vos besoins et les fonctions à externaliser, vous pouvez passer à l’étape suivante, celle de la recherche du prestataire. Aujourd’hui, vous pouvez choisir plusieurs types d’externalisation en fonction de la localisation de votre prestataire. En guise d’exemple, si vous optez pour un prestataire qui se trouve dans votre pays de résidence ou à proximité de votre société, vous choisissez d’externaliser en onshore. Par la suite, vous pouvez transférer votre activité à l’étranger. Là encore, vous avez deux possibilités. D’une part, vous pouvez recourir à l’externalisation nearshore.
D’une autre part, si la sous-traitance se fait dans un pays géographiquement éloigné, vous optez pour l’externalisation offshore. Cette dernière forme d’externalisation intéresse un grand nombre de donneurs d’ordre. Et pour cause, la main-d’œuvre est abordable. De plus, le travail reste de qualité. Cependant, il faut savoir que chaque destination possède ses avantages et ses inconvénients. C’est pourquoi, il convient de faire le bon choix. Sur le marché de l’outsourcing offshore, Madagascar et l’île Maurice sont les leaders dans l’Océan Indien. Externaliser vers l’un de ces pays vous garantit le meilleur rapport qualité/prix.
Projet d’externalisation : l’étape de la concrétisation
Pour concrétiser votre projet, il faut passer par deux étapes. La première consiste à choisir le prestataire qui vous convient. Vous pouvez collaborer avec un prestataire indépendant. Bien que ses tarifs soient abordables, il ne peut pas gérer un projet de grande envergure. La meilleure solution est de recourir à une entreprise d’externalisation. Tout d’abord, il s’agit d’une entreprise à part entière possédant des documents officiels. Par la suite, vous pouvez établir un contrat de collaboration avec le prestataire. Ce contrat est également appelé contrat d’outsourcing.
Toutes les modalités et les informations concernant le projet doivent être stipulées dans ce contrat. L’exécution des tâches se fait après la signature de ce contrat. Par ailleurs, vous pouvez effectuer des recherches sur internet pour trouver des prestataires. Cependant, cela ne suffit pas. En effet, vous pouvez tomber sur un prestataire malintentionné. De ce fait, il est important de parcourir toutes les informations sur le site internet. Vous pouvez également le contacter directement ou demander des avis de vos amis entrepreneurs qui ont déjà eu recours à une stratégie d’outsourcing.
Le suivi du projet
A partir de l’instant où le projet a débuté, vous pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier. Vous profiterez de ce temps pour développer des activités à plus forte valeur ajoutée. C’est le principal avantage d’une externalisation. Cependant, pour éviter une totale perte de contrôle sur le service externalisé, il faut effectuer des suivis réguliers. Pour cela, il est nécessaire de procéder à une réunion mensuelle. En d’autres termes, le donneur d’ordre et le prestataire doivent échanger régulièrement pour une mise au point sur l’avancée et le déroulement des activités.
C’est pourquoi, vous devez opter pour une destination où la connexion internet est fluide. Ainsi, le problème au niveau de la communication ne se pose pas. Par ailleurs, qu’il s’agisse d’une externalisation téléphonique ou une autre, cela entraîne des changements au sein de votre société. Par ailleurs, qu’il s’agisse d’une externalisation téléphonique ou une autre, cela entraîne des changements au sein de l’entreprise. En effet, vous serez toujours amené à échanger avec l’équipe externe. De ce fait, il faut savoir gérer cette évolution avec le personnel pour éviter les incompréhensions et les malentendus.
La délocalisation de votre activité
En choisissant de transférer une activité en offshore, vous pouvez recourir aux services d’un prestataire externe ou opter pour une délocalisation totale. Cela implique le recrutement d’une nouvelle équipe sur place. Fort heureusement, dans certains pays, la main-d’œuvre est moins coûteuse. En guise d’exemple, si vous optez pour l’externalisation de services à Madagascar, vous pouvez voir une grande différence au niveau de la rémunération des salariés. Outre le prix de la main d’œuvre, vous pouvez également bénéficier d’une infrastructure de qualité à moindre coût.
Par ailleurs, pour faciliter votre installation dans un pays étranger, vous pouvez vous faire accompagner par une société basée dans ce pays. C’est ce que nous proposons chez Activ Solutions, nous vous accompagnons dans la mise en place de votre projet d’externalisation. Vous pouvez louer un espace de travail avec des bureaux entièrement équipés. Puis, vous avez également la possibilité d’utiliser nos services mutualités. Nous pouvons entre autres établir les ressources humaines et logistiques dont vous avez besoin pour réaliser vos missions.
En somme, un projet d’externalisation mérite beaucoup de réflexions et une bonne préparation. Il faut définir avec précision les possibilités ainsi que toutes les contraintes liées à cette pratique.
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